Inserați semnătura în Word: Iată cum

Cum se creează o semnătură digitală

Semnăturile sunt esențiale în multe contexte diferite. În timp ce viața devine din ce în ce mai digitalizată, atât în plan privat, cât și profesional, posibilitățile de semnare pe un computer sau smartphone par a fi limitate. Microsoft Word oferă diferite modalități de a economisi timp și hârtie pentru a insera semnături. Dar: Nu orice alternativă are același statut juridic ca o semnătură manuală.

De ce să inserați deloc o semnătură în Word?

Cine nu cunoaște această problemă? Veți primi documente și contracte care urmează să fie semnate prin e-mail și acum trebuie să imprimați și să semnați laborios, doar pentru a le trimite înapoi ca scanare. Acest proces poate fi simplificat datorită Word. Dacă nu dețineți o imprimantă sau doriți să economisiți hârtie de dragul mediului, există alternative la semnare.

Dar ce înseamnă de fapt să semnezi - și este o semnătură digitală echivalentă cu una manuală? Cu semnătura dvs. faceți o declarație de intenție în sensul cel mai larg. Fie că este vorba de un contract de vânzare, un contract de închiriere sau de muncă sau o garanție. Numai cu semnătura dvs. devine obligatorie din punct de vedere juridic.

Cu toate acestea, acesta nu este singurul motiv pentru a adăuga o semnătură. Semnăturile conferă documentelor mai mult profesionalism și identifică în mod clar autorul. În plus, semnăturile protejează împotriva fraudei: semnătura dvs. manuală este unică și, prin urmare, rezistentă la falsificare. De asemenea, servește pentru a vă identifica în mod fiabil pe termen lung. Dar asta se aplică și unei semnături digitale?

Securitatea în primul rând - ce este o semnătură digitală?

Regulamentul eIDAS (Servicii de identificare și încredere electronică) definește cerințele pentru validitatea și încrederea semnăturilor electronice în întreaga UE. Acest „serviciu de identificare electronică și servicii de încredere” specifică trei niveluri: simplul, avansatul și semnătura electronică calificată. Deoarece utilizarea privată este limitată în principal la primele două niveluri de securitate, următoarele explicații se referă doar la acest lucru.

Semnătura de pe tableta transportatorului de colete este la fel de simplă semnătură electronică, precum inserarea unei scanări cu semnătura manuală într-un document. Acesta din urmă funcționează fără probleme în Word, dar nu este acceptat pentru fiecare număr. O terță parte poate introduce, de asemenea, o scanare a semnăturii dvs.

Semnătura electronică avansată oferă o protecție mult mai mare, deoarece aici se folosește și un certificat digital. Vă confirmă clar identitatea - spre deosebire de scanarea unei semnături manuale. Certificatul este emis de o terță parte de încredere și constă dintr-un ID și un PIN. După semnare, fișierul este redirecționat în formă criptată și nu mai poate fi modificat din acel moment.

Semnați manual: clasic și sigur pe hârtie sau tabletă

Există diverse opțiuni disponibile pentru adăugarea unei semnături manuale în documentul dvs. Word.

Scanați semnătura și plasați-o în Word: Acesta este modul în care funcționează

Vă introduceți semnătura într-un document Word utilizând un scaner sau o aplicație de scanare pentru smartphone sau tabletă:

Semnați-vă semnătura pe o bucată de hârtie.

Utilizați o aplicație sau o imprimantă pentru a scana semnătura.

Apelați scanarea pe computer și utilizați funcțiile de editare a imaginilor din Word pentru a decupa la dimensiunea dorită.

Salvați graficul editat al semnăturii dvs. ca fișier imagine.

După ce faceți clic pe „Insert”, selectați butonul „Pictures” și apoi „This device”. Se va deschide o nouă fereastră în care puteți vedea structura de dosare a computerului. Găsiți fișierul imagine cu semnătura dvs. și plasați-l în poziția dorită făcând clic pe „Ok” la sfârșitul casetei de dialog.

Bine de stiut: Cu Mac este posibil să scanați și să salvați o semnătură în PDF-uri, care poate fi apoi transferată și în Word.

Creați o linie de semnătură profesională pentru semnătură

Pentru ca semnătura să arate mai profesională, puteți lucra și cu o linie de semnătură. Deoarece acest lucru poate fi marcat cu numele, data și titlul sau funcția postului semnatarului. Pentru a face acest lucru, procedați după cum urmează:

1. Accesați fila „Inserați” din panglica Word.

2. Faceți clic pe Linie semnătură din partea dreaptă a panglicii și selectați „Linie semnătură Microsoft Office” din meniul derulant.

   

3. Introduceți prenumele, prenumele și funcția persoanei care semnează, precum și adresa de e-mail, dacă este cazul, și o notă în câmpurile furnizate în caseta de dialog.

   

4. Efectuați o selecție setând sau eliminând bifa pentru adăugarea automată a timpului semnării și aprobarea comentariilor.

5. Faceți clic pe „Ok” pentru a vă confirma intrările.

Acest document poate fi acum tipărit și semnat de persoana desemnată. Cu toate acestea, există și o modalitate de a semna digital pe linia de semnătură.

Semnați digital - o soluție inteligentă și sigură

Pentru a adăuga o semnătură digitală la un document Word, utilizați funcții Word standard sau opțiuni de extensie.

Semnați linia de semnătură cu o imagine sau funcții de mână liberă

Dacă există o linie de semnătură, semnătura poate fi inserată în două moduri diferite. Fie introduceți o imagine sau o scanare a semnăturii dvs., fie semnați manual de pe un telefon mobil sau tabletă PC. Rețineți că acest lucru este posibil numai din Word pentru Microsoft 365. Pentru a adăuga fișierul de semnătură, procedați după cum urmează:

Dacă numele dvs. nu este încă sub linia de semnătură, introduceți-l în câmpul „Prenume, prenume”.

Faceți clic pe Selectare imagine și alegeți opțiunea Selectare imagine semnătură.

Găsiți fișierul dorit în locație.

Confirmați alegerea făcând clic pe „Selectați” cu butonul stâng al mouse-ului.

Semnătură manuală prin touchpad

Pe de altă parte, o semnătură manuală poate fi, de asemenea, adăugată la linia de semnătură de pe un touchpad:

Faceți clic pe opțiunile de cerneală de pe tabletă sau smartphone.

Puneți semnătura manuală în locul desemnat de pe linia de semnătură.

Deoarece în mod normal nu doriți să modificați un document semnat, este recomandabil să salvați întregul document ca fișier PDF după ce a fost semnat. Acest lucru îl protejează și împotriva schimbărilor ilegale.

Bacsis: Dacă, pe de altă parte, preferați o semnătură digitală care include o ștampilă de timp și, prin urmare, și mai multă securitate, tot ce trebuie să faceți este să faceți dublu clic pe linia de semnătură pentru a o redirecționa către diferite autorități de certificare, cum ar fi GlobalSign. Acestea acționează ca un fel de autoritate care vă eliberează un certificat temporar pentru semnături digitale. Certificatul este comparabil cu un document de identificare digital și, în unele cazuri, este supus unei taxe. Cu toate acestea, permite și inserarea unei semnături electronice avansate în conformitate cu regulamentul eIDAS.

Utilizați suplimente Word pentru semnături electronice: Acesta este modul în care funcționează

Completările Word facilitează, de asemenea, semnarea digitală a unui document. Suplimentele sunt de obicei opțiuni gratuite de extindere pentru Microsoft Word. Avantajul față de o aplicație - adică o aplicație mobilă pentru dispozitivul dvs. mobil - este simpla implementare în programul Word existent. Un supliment este pur și simplu un instrument care vă este disponibil pentru toate sarcinile viitoare în domeniul proiectării textului cu Word.

Cele două programe de completare „DocuSign” și „AdobeSign” sunt ideale pentru semnarea documentelor importante. Puteți utiliza Adobe pentru a trimite semnături electronice la toate cele trei niveluri de securitate. În plus, această extensie pentru Word permite adăugarea de comentarii și atribuirea anumitor pasaje special destinatarului.

Atunci știe unde este necesară semnătura sa și unde ar trebui să lase linia de semnătură necompletată. Creatorul unui document urmărește simultan cine dintre semnatari a semnat deja și a cărui semnătură este încă în așteptare. Ambele programe de completare sunt sigure și, de asemenea, economisesc timp și hârtie.

Conectarea în Word: Office face ca stiloul și hârtia să fie un concurs

Cu Word, aveți numeroase opțiuni pentru a face textele mai atrăgătoare și mai profesionale. Puteți formata text sau afișa șabloane de antet în cuprins. De asemenea, puteți asigura un aspect coerent adăugând referințe. Listele și caracterele speciale pot fi, de asemenea, inserate pentru a ilustra, dar și pentru a reprezenta corect științific - de exemplu, din domeniile matematicii sau ale limbilor străine. Nu în ultimul rând, Word vă ajută să verificați cratima, fonturile și tipurile de caractere.

O altă modalitate de a proiecta documente profesional este să adăugați semnături în Word. O semnătură conferă documentului dvs. mai multă seriozitate, dar și un caracter obligatoriu din punct de vedere juridic. Indiferent dacă este vorba despre un contract de vânzare, un contract de închiriere sau de muncă, o semnătură exprimă faptul că sunteți de acord cu conținutul unui document. Semnătura digitală din Word reprezintă astfel un pas esențial către o proiectare mai modernă, eficientă și ecologică a diferitelor procese de coordonare atât în viața privată, cât și în cea profesională.

FAQ

Cum pot introduce o semnătură în Word?

Introduceți o semnătură în Word plasând-o pe o foaie de hârtie, scanând-o și inserând-o ca grafic în locația dorită în documentul Word. Dacă aveți un touchpad, puteți semna utilizând opțiunea de cerneală Word. Cu toate acestea, acest lucru funcționează numai cu Microsoft Word 365. Un alt mod este să semnați o linie de semnătură cu o semnătură digitală certificată, dacă este necesar. Word poate fi, de asemenea, actualizat cu extensii utile - așa-numitele programe de completare - cum ar fi „AdobeSign” de la Adobe.

Ce este o linie de semnătură?

Linia de semnătură este o linie de semnătură specială pe care o puteți personaliza cu numele, prenumele, funcția profesională și alte detalii ale semnatarului. Grafica unei semnături poate fi inserată pe linie, semnată manual folosind touchpad-ul sau cu un certificat.

Semnăturile sunt sigure pe computer?

Semnăturile electronice pe care le faceți pe un computer, tabletă sau smartphone sunt obligatorii din punct de vedere legal în diferite grade, în funcție de cerințele pe care le îndeplinesc. Regulamentul eIDAS al UE definește trei niveluri de securitate. În timp ce doar o simplă semnătură electronică este necesară pentru acceptarea coletelor de către poștaș, cel puțin o avansată, dacă nu o semnătură electronică calificată este necesară pentru chestiuni importante precum încheierea contractelor. În Word, puteți insera o semnătură avansată numai după achiziționarea unui certificat corespunzător.