Cum să trimiteți prezentări PowerPoint profesional

Trimiteți prezentări în cel mai scurt timp

Construirea unei prezentări în mod logic și profesionalizarea diapozitivelor cu texte, grafică, animații și videoclipuri este cel mai important obiectiv în PowerPoint pentru prezentatori. O prezentare trebuie să atingă, să informeze și să transmită conținut cu competență. În același timp, concepția unei prezentări este valoroasă doar dacă diapozitivele pot fi vizualizate de destinatar în modul în care au fost create.

Acest lucru este ușor posibil atunci când se prezintă în fața unui public sau printr-o platformă video, cum ar fi Skype sau Zoom. Colegii, partenerii de afaceri sau prietenii stau direct în sala de prezentare sau în sala de conferințe virtuală. În acest caz, este posibil să interacționăm și să interpretăm expresiile faciale ale publicului fără niciun efort.

Situația este diferită atunci când prezentarea proiectată urmează să fie trimisă. Aici creatorul sau prezentatorul nu se pot asigura că toate informațiile din diapozitive sunt înțelese. Din acest motiv, conținutul este crucial. Pentru a genera atenție, este esențial să vizați publicul și destinatarii într-o manieră direcționată și, de exemplu, să asigurați interacțiunea cu alte hyperlinkuri. În plus, pot apărea probleme de compatibilitate în ciuda conținutului valoros. Printre altele, acestea sunt legate de faptul că expeditorul și destinatarul utilizează diferite versiuni PowerPoint sau folosesc un alt program pentru prezentări, cum ar fi Keynote-ul Apple.

Este cu atât mai important ca atunci când trimiteți prezentarea PowerPoint sau diapozitive individuale, să aveți grijă ca diapozitivele să fie lizibile și să atragă atenția. La trimiterea sau trimiterea prezentării, PowerPoint oferă o gamă largă de funcții încercate cu care fiecare destinatar, indiferent de echipamentul său tehnic, poate înțelege și înțelege informațiile esențiale ale prezentării PowerPoint. Opțiunea din PowerPoint de a verifica o prezentare pentru eventuale probleme de compatibilitate înainte de a o trimite este de asemenea practică. Dacă primiți notificări privind problemele de compatibilitate, acestea pot fi eliminate înainte de expediere.

Tutorial video: Cum să salvați, să exportați și să trimiteți cu succes prezentări PowerPoint

Cum și în ce format pot fi trimise prezentări PowerPoint ca atașamente

Cel mai simplu și cel mai comun mod de a trimite o prezentare creată cu competență este să o atașați la un e-mail. Multe dintre miliarde de e-mailuri trimise în fiecare zi conțin fișiere de prezentare într-o varietate de formate. PowerPoint oferă următoarele formate de fișiere pentru conversie:

Formate de fișiere	utilizare
pptx	Format standard în PowerPoint pentru salvarea prezentărilor.
pptm	Format standard în PowerPoint pentru salvarea prezentărilor cu macrocomenzi.
ppt	Fost format standard în PowerPoint în versiunile 97-2003. Acesta este încă un format de fișier comun, deoarece multe companii și persoane fizice folosesc încă versiuni mai vechi de PowerPoint.
xps	Fișierele XPS sunt în formatul de fișier XML Paper Specification. Este un format de fișier similar cu PDF (Portable Document Format) și a fost dezvoltat de Microsoft. Acest lucru poate fi deschis direct în Microsoft Edge sau în Internet Explorer.
potx, potm, pot	Creează fișiere șablon PowerPoint în formatul adecvat.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Salvează prezentarea în imagini individuale, în funcție de formatul de fișier selectat. Aceste elemente grafice pot fi vizualizate static cu ajutorul software-ului de procesare a imaginilor.
pdf	Salvează fișierul în formatul de fișier PDF bine cunoscut și utilizat la nivel mondial. Prezentarea este salvată static, tranzițiile de diapozitive sau GIF.webp-urile animate nu sunt afișate animate. Poate fi deschis de pe orice dispozitiv.
odp	Dacă salvați prezentarea PowerPoint ca fișier ODP, aceasta este salvată într-un standard open-source. „OASIS Open Document Format for Office Applications” poate fi citit de software-ul de birou gratuit, cum ar fi Open Office sau LibreOffice.

În plus față de formatele de fișiere menționate, PowerPoint oferă alte formate de fișiere specifice în care poate fi salvată o prezentare de diapozitive.

Sfat expert:

Dacă salvați prezentarea într-un fișier cu extensia ppsx, fișierul va fi salvat în format Open XML. Trimiterea unui fișier cu extensia ppsx este cea mai bună opțiune dacă nu cunoașteți cerințele tehnice ale destinatarului. După trimiterea fișierului, el poate deschide fișierul cu o versiune PowerPoint 2007 sau mai recentă sau cu vizualizatorul PowerPoint.

Bacsis:

Dacă fișierul dvs. de prezentare este foarte mare, de exemplu ca PDF, puteți găsi grăsimile prezentării dvs. cu doar câteva clicuri. Ca urmare, puteți reduce dimensiunea imaginilor care ocupă multă memorie și micșorați fișierul.

Salvați o prezentare de diapozitive într-un format de fișier alternativ în 5 pași

Este posibil să salvați o prezentare de diapozitive creată în Microsoft PowerPoint într-un format diferit, cu doar câteva clicuri. Următoarele 5 puncte sunt esențiale pentru aceasta:

1. Navigați la „Fișier> Salvați ca”.

2. Alegeți unde să salvați fișierul. În PowerPoint, de exemplu, aveți opțiunea de a stoca fișierul pe desktop, cu un furnizor de cloud, cum ar fi OneDrive sau în folderul dvs. de documente personale.

3. Dacă locația de stocare dorită nu este listată, navigați la elementul de meniu „Răsfoiți”.

4. Se deschide o casetă de dialog în care puteți specifica atât locația de stocare, cât și formatul de fișier. Puteți modifica formatul fișierului selectând câmpul de selecție „Tip fișier”. De exemplu, puteți salva prezentarea în formatul fișierului pdf în locul formatului pptx standard.

   

5. În ultimul pas, salvați fișierul făcând clic pe butonul „Salvare”. Dacă doriți să trimiteți fișierul ca atașament de e-mail, aveți diferite opțiuni:

   • Compuneți un e-mail în Microsoft Outlook și atașați prezentarea ca fișier.
   • Faceți clic dreapta pe prezentarea de diapozitive salvată și selectați elementul de meniu „Trimiteți la”.
   

• Mutați fișierul pe o unitate cloud, de exemplu Dropbox-ul partajat al unui partener de afaceri sau utilizați Wetransfer pentru a trimite fișiere mari în intervalul de gigaocteți.

Exportați prezentări direct din PowerPoint - nicio problemă!

În plus față de opțiunea clasică de salvare a unei prezentări pe care ați creat-o pe desktop sau într-o altă locație de stocare și apoi trimiterea acesteia, PowerPoint oferă și opțiunea de a exporta prezentări de diapozitive în diferite formate direct din program. Unele dintre fișiere sunt stocate temporar sau trimise direct, de exemplu cu opțiunea: „Trimiteți la Microsoft Stream”. Pentru a începe orice export, navigați:

1. Accesați elementul de meniu „Fișier> Export”.

2. În meniul de export aveți diferite opțiuni pentru formatul de fișier în care doriți să exportați prezentarea:

Puteți alege dintre următoarele opțiuni:

Format fișier PDF / XPS

Exportat într-un fișier PDF sau XPS care nu poate fi modificat și care păstrează formatarea, fontul și aspectul PowerPoint ca o imagine.

Creați un videoclip

Sub „Creați videoclip” puteți extrage un fișier video din prezentarea de diapozitive. În caseta de dialog, puteți alege dacă vor fi utilizate secvențele de timp înregistrate și comentariile și calitatea fișierului care trebuie salvat. În același timp, vi se va oferi opțiunea de a comprima fișierul video. Un fișier video are avantajul că poate fi redat și de persoanele care nu au acces la PowerPoint, un vizualizator PPTX sau alt software de prezentare, deoarece nu au drepturi de administrator.

Creați un GIF.webp animat	Un GIF.webp animat este o funcție în care mai multe imagini individuale ale unui fișier grafic sunt salvate într-o ordine definită. Similar unui videoclip, sunt create imagini în mișcare. În acest fel, diapozitivele individuale de prezentare pot fi prezentate într-un mod interesant și plin de viață.
Prezentare de diapozitive pentru CD	Creează un pachet în care diapozitivele și elementele încorporate sunt salvate ca o unitate ca pe un DVD și redate pe orice dispozitiv.
Creați documente	Puteți utiliza această funcție pentru a trimite diapozitive individuale sau întreaga prezentare către Microsoft Word. Acolo puteți prelucra în continuare textele și notele.
Schimbați tipul de fișier	Mod ușor de a schimba un tip de fișier existent, de exemplu, prezentarea dvs. în format pptx în format ppt.
Publicați în Microsoft Stream	Microsoft Stream este un portal de streaming cu plată care permite prezentări sau videoclipuri să fie puse la dispoziția unui grup mare de persoane. Microsoft Stream este ideal, de exemplu, pentru prezentări ale companiei sau evenimente ale companiei și poate fi accesat cu ușurință de către participanții invitați prin intermediul browserului de internet.

Distribuiți prezentări - o altă opțiune de salvare și trimitere

Alături de:

• Salvați în mod clasic o prezentare de diapozitive și în diferite formate de fișiere
• Exportul din Microsoft PowerPoint

Utilizatorii PowerPoint pot partaja și o prezentare.

Pentru a face acest lucru, navigați la „Partajare” sub „Fișier”. Se deschide o nouă fereastră în care aveți opțiunea de a salva prezentarea pe unitatea OneDrive la alegere sau de a o trimite ca PDF sau prezentare prin e-mail.

Alternativ, o prezentare poate fi trimisă sau salvată extern prin intermediul elementului de meniu „Release”. Destinatarii primesc fișierul fie ca o copie prin e-mail, fie comod printr-un serviciu de stocare în cloud.

Concluzie: utilizați diverse opțiuni pentru a vă trimite prezentarea PowerPoint

Ca program de prezentare profesional, se așteaptă ca Microsoft PowerPoint să facă prezentările pe ecran interesante și pline de viață datorită opțiunilor și caracteristicilor pe care le conține. Pe lângă conținut, este important ca fiecare prezentare să poată fi vizualizată de destinatar în același mod în care a fost structurată. Acest lucru nu este întotdeauna posibil fără probleme, deoarece fiecare utilizator are cerințe tehnice diferite.

Din acest motiv, PowerPoint are capacitatea de a salva și trimite diapozitive în diferite formate de fișiere. În plus, prezentările pot fi exportate sau partajate într-o varietate de moduri. Cu aceste opțiuni de export și stocare, este posibil ca prezentările să pară profesionale și informative în orice moment, în afară de echipamentul tehnic al destinatarului.