Tot ce ar trebui să știți despre utilizarea PowerPoint!
Microsoft PowerPoint este apreciat de milioane de utilizatori din întreaga lume, ca parte a suitei Office. În mediul profesional, în prezent este standard să combinați o prelegere cu o prezentare PowerPoint. În privat, PowerPoint poate fi utilizat și individual pentru a pregăti informații specifice într-un mod util și interesant.
Microsoft PowerPoint este ușor de utilizat și explică de la sine în ceea ce privește navigarea în meniu și funcțiile sale. În ciuda acestui fapt, este important ca utilizatorii să cunoască în detaliu diferitele zone funcționale ale software-ului. În plus, sfaturile și trucurile sunt utile pentru a putea folosi întregul potențial al PowerPoint. Dacă atenția publicului crește prin dispozitive stilistice vizuale și o structură ușor de înțeles, obiectivele prezentării pot fi atinse mai eficient.
Profesionalizați prezentările PowerPoint prin vizualizări
Nu există nicio îndoială că vizualizările devin din ce în ce mai importante în societatea noastră. Datorită dezvoltării în continuare a smartphone-urilor și disponibilității constante a internetului, videoclipurile, imaginile animate sau de înaltă rezoluție, precum și sunetul și muzica sunt la doar un clic distanță.
Datorită faptului că oamenii percep și păstrează informațiile vizuale mai intens, utilizarea vizualizărilor în Microsoft PowerPoint este esențială. Practic, scopul unei prezentări în PowerPoint este de a aduce fapte și informații mai aproape de public într-o manieră direcționată folosind diapozitive. Diferite fonturi, evidențiere și culori, precum și diferite dimensiuni de fonturi arată publicului relevanța problemelor discutate.
În același timp, este de înțeles că o prezentare în care sunt prezentate doar texte nu convinge publicul. Cu cât există mai multe texte într-o prezentare, cu atât prezentarea devine mai obositoare. Din acest motiv, PowerPoint are numeroase funcții și dispozitive stilistice pentru:
- pentru a promova interesul participanților,
- pentru a spori atenția și
- implica publicul.
Vizualizări în PowerPoint - aici veți găsi cele mai importante funcții
Introduceți întotdeauna texte în PowerPoint prin fila „Start”. În zonele meniului „Font” și „Paragraf” veți găsi cele mai importante opțiuni pentru individualizarea eficientă a textelor.
Zonele meniului „Font și paragraf” vă oferă instrumente profesionale pentru personalizarea textelor obișnuite în PowerPoint.
Incorporează grafică și SmartArt - acestea sunt opțiunile tale
Pe lângă corpurile de text obișnuite într-o prezentare, este logic să folosiți imagini și grafica inteligentă de artă populară în Microsoft pentru concepția de diapozitive. Grafica explicativă subliniază textele fără cuvinte și le mărește expresivitatea. Dacă faceți o prezentare cu privire la detalii tehnice sau conținut specific, este cu atât mai important să susțineți informațiile cu grafică adecvată și SmartArts.
Grafica și SmartArts pot fi găsite în Microsoft PowerPoint în fila „Inserare” sub elementele de meniu „Imagini” și „Ilustrații”.
Printre altele, aveți opțiunea:
- Integrați imagini dintr-un album foto personal în diapozitive sau
- pentru a utiliza o captură de ecran.
Pe lângă grafica Smart Art, în care pot fi vizualizate liste, cicluri sau procese, veți găsi opțiunea de a integra diagrame sau modele 3D în prezentarea dvs. în meniul de selecție „Ilustrații”.
Imaginile inserate pot fi, de asemenea, editate profesional în PowerPoint. Puteți face acest lucru evidențiind o imagine încorporată în software. Veți ajunge automat la zona de meniu „Format imagine”. În acest meniu de selecție aveți opțiunea:
- Pentru a exclude părți din grafic sau
- Adaptarea fundamentală a culorilor și a aspectului unei imagini.
Șabloanele de format imagine integrate în software sunt utile pentru acceptarea și implementarea sugestiilor de adaptare.
În rezumat, există multe funcții disponibile în Microsoft PowerPoint cu ajutorul cărora puteți utiliza imagini, grafică artistică inteligentă sau alte funcții de vizualizare. Pe lângă posibilitatea de a schimba imagini, beneficiați și de opțiunea de a adapta designul culorilor foliilor, de exemplu fundalul foliei. Este oportun și promițător să folosești o mare parte din timpul de pregătire pentru o prezentare privind adaptarea vizualizărilor. În acest caz, împreună cu prezentarea și abilitățile retorice ale vorbitorului, rezultă o imagine de ansamblu coerentă.
Bacsis:
În versiunea actuală a Microsoft 365 veți găsi o funcție interesantă și revoluționară pentru vizualizarea diapozitivelor. Acesta este instrumentul de bord „Idei de proiectare”, care este afișat automat în partea dreaptă în setările de bază ale PowerPoint. Cu funcția „Idei de proiectare”, puteți transforma diapozitive text simple în diapozitive clare, animate grafic, cu doar câteva clicuri. Situația este similară cu diapozitivele care conțin grafice sau tabele.
Construiește-ți singur grafică - așa funcționează
Graficele sau imaginile nu sunt disponibile pentru fiecare produs sau fiecare subiect al unei prezentări sau pot fi utilizate fără o notificare prealabilă din cauza legii drepturilor de autor.
Într-un astfel de caz, PowerPoint oferă posibilitatea de a crea personal grafică. Diverse instrumente cu ajutorul cărora graficele pot fi create și editate independent sunt disponibile în PowerPoint și pot fi selectate în fila „Insert”.
Instrumente pentru proiectarea propriilor grafice
Cele mai importante instrumente pentru proiectarea propriilor grafice sunt disponibile cu „Formele” și „Pictogramele”.
Cu funcția „Forme”, puteți, de exemplu, să creați propriile săgeți bloc sau să utilizați forme standard. Pictogramele din PowerPoint vă oferă, de asemenea, simboluri gata făcute sau persoane reale pe care le puteți încorpora în prezentare. În acest fel aveți ocazia să vă proiectați propria grafică. Acestea se potrivesc tematic prezentării dvs. și explică punctele cheie esențiale. Un câmp text sau o grafică a funcției „WordArt” pot fi integrate în prezentarea dvs. în același mod.
Efectele și animațiile inspiră prezentarea dvs.
Vizualizările profesionalizează fiecare prezentare. Fotografiile, simbolurile, o masă sau o grafică de artă inteligentă trezesc interes și fac conferința tangibilă pentru public. Acest lucru este valabil mai ales atunci când adăugați efecte sau animații la o imagine sau la o diapozitivă. Puteți găsi opțiunea de a integra efecte și animații în prezentarea dvs. în filele „Animații” și „Tranziții”. Animațiile pot fi în general încorporate în părți de text individuale sau într-o imagine. În schimb, tranzițiile sunt în general disponibile între două folii.
Cum să animați o imagine cu un efect
Selectați graficul din prezentare cu un clic al mouse-ului.
Apoi puteți selecta un efect adecvat în zona de meniu „Animații”.
PowerPoint vă oferă numeroase opțiuni pentru efecte și animație.
Creați o tranziție între două diapozitive diferit în fila „Tranziții”.
De exemplu, aveți de ales să estompați un diapozitiv sau să îl împingeți în sus și în afară. În plus față de durata de afișare, puteți include și efecte sonore specifice și puteți stabili dacă tranziția ar trebui să înceapă cu un clic de mouse sau în alt mod.
Efectele și animațiile, precum și tranzițiile între două diapozitive sunt elemente de stil importante într-o prezentare. Dacă aceste tipuri de vizualizare nu sunt utilizate excesiv, acestea vor atrage atenția publicului și vor crește interesul. Acest lucru este important mai ales pentru prezentări mai lungi, cu mult text și informații complicate.
Utilizați șabloane și machete pentru a lucra mai eficient cu PowerPoint
Practic, aveți nevoie de un șablon pentru a crea o prezentare în PowerPoint. Selectați acest lucru în primul pas când porniți PowerPoint. După pornirea programului, porniți o nouă prezentare prin fila „Fișier” sub elementul de meniu „Nou”.
În plus față de o prezentare goală, prezentările gata făcute de la Microsoft sunt disponibile pentru utilizare. O altă opțiune este să căutați șabloane și modele online care sunt legate tematic de prezentarea dvs.
Șabloanele pregătite sau externe sunt o opțiune importantă pentru proiectarea unei prezentări. O altă variantă este salvarea temporară a unei prezentări concepute personal ca șablon. Acest lucru poate fi folosit ca bază pentru prezentări PowerPoint suplimentare.
Salvați prezentarea ca șablon sau șablon
Dacă doriți să salvați o prezentare existentă ca șablon, navigați:
-
În fila „Fișier”, accesați elementul de meniu „Salvați ca”.
-
Selectați locația de stocare, de exemplu unitatea dvs. hard disk sau o unitate cloud și salvați prezentarea ca șablon PowerPoint.
Noul șablon este salvat în calea de stocare selectată și vă este disponibil imediat.
Reglați aspectul diapozitivelor - nu există nicio problemă cu diapozitivul master
Șabloanele de prezentare gata pot fi adoptate doar 1: 1 în cele mai rare cazuri. În primul pas al adaptării filmului, culorile trebuie, de obicei, să fie ajustate. Masterul de diapozitive din PowerPoint joacă un rol esențial în personalizarea și construirea aspectelor de diapozitive. În ea se poate:
- Forme și culori, fonturi și dimensiuni font, fundal și titluri și
- Designul de bază
universal adaptat. Folosirea foliei master vă economisește mult timp și efort. Acesta este cazul, deoarece cu un singur clic pot fi adoptate toate modificările vizuale sau textuale de pe diapozitive pentru întreaga prezentare.
În mediul de afaceri, șabloanele de prezentare sunt, în majoritatea cazurilor, supuse designului corporativ. Acesta conține specificațiile pentru proiectarea filmului sau, în general, pentru produsele tipărite digitale sau convenționale și definește culorile, grafica și fonturile.
Încorporând substituenți în prezentarea dvs., vă puteți asigura că un grafic, de exemplu sigla companiei, este încorporat în fiecare diapozitiv într-un anumit loc. Substituenții sunt, de asemenea, utili pe diapozitivele de titlu sau în subsoluri pentru a reprezenta obiecte sau grafică într-un mod echivalent. Cu un clic al butonului stâng al mouse-ului, pot fi afișate sau ascunse substituente de titlu sau substituenți pentru subsoluri.
Folosirea corectă a PowerPoint - importantă pentru o prezentare de succes
Structura meniului din programul de prezentare este practic ușor de utilizat. Mai presus de toate, utilizatorii care lucrează cu Microsoft Word, Excel sau Outlook în plus față de PowerPoint vor găsi multe în comun în ceea ce privește filele, setările din meniurile de opțiuni și funcția de ajutor integrată. Pentru a putea utiliza în mod eficient diversele funcții și posibilități ale software-ului de prezentare, este crucial să înțelegem structura meniului PowerPoint. PowerPoint este structurat într-o manieră orientată spre practică, astfel încât noii utilizatori care au internalizat funcțiile și opțiunile esențiale să poată utiliza PowerPoint în mod corespunzător.
În special, ar trebui să fiți familiarizați cu următoarele trei zone de control ale PowerPoint:
|
Ecranul principal |
Cea mai importantă zonă de lucru cu următoarea subdiviziune: Stânga: Prezentare generală a tuturor diapozitivelor pe care le-ați creat. Mijloc: Zona conceptuală pentru a vă personaliza prezentarea. La dreapta: Integrarea ideilor de proiectare a funcțiilor |
|
Fila „Acasă” |
În fila „Start” din Microsoft PowerPoint veți găsi cele mai importante instrumente, funcții și opțiuni de configurare pentru proiectarea unei prezentări de diapozitive profesionale în PowerPoint. Printre altele, următoarele funcții pot fi selectate în fila „Start”: Setarea fonturilor și a dimensiunilor fontului. Incorporează paragrafe și încorporează puncte glonț în formatarea listelor. Funcțiile „Găsiți, înlocuiți și evidențiați” cu ajutorul cărora puteți căuta și înlocui termeni specifici din text. |
|
Barele funcționale |
Puteți plasa funcțiile esențiale după cum este necesar în bara de funcții inferioară și superioară. Următoarele sunt presetate, de exemplu: Funcția de stocare automată. Tastele săgeată „Înainte și înapoi” cu care puteți anula modificările. Utilizați pictograma „Prezentare ecran” pentru a începe prezentarea pe proiector. Funcția de căutare PowerPoint. Funcția de corecție din bara de instrumente inferioară, cu care sunt corectate sistematic erorile de ortografie și caracter. |
În plus față de cele trei zone de control elementare din PowerPoint, veți găsi multe alte zone de meniu și file în care puteți efectua setări individuale.
O mențiune specială trebuie făcută în acest context al filei „Ajutor”, în care veți găsi ajutor extins cu privire la întrebări despre PowerPoint, precum și cursuri de formare și știri. Zona de ajutor este structurată tematic și poate fi căutată prin puncte cheie.
Integrează texte, sunete, videoclipuri și tabele și impresionează-ți publicul
O prezentare PowerPoint de succes constă în general dintr-un amestec de texte, grafică și videoclipuri, precum și tabele informative. Multe prezentări conțin și muzică sau sunete. Mixul corect al tuturor dispozitivelor stilistice impresionează ascultătorii și stă la baza mesajelor cheie ale prezentării.
Spre deosebire de texte, fișierele de sunet sau video sunt inserate în prezentarea de diapozitive folosind fila „Insert”. Puteți utiliza următoarele opțiuni în elementul de meniu „Media”:
- Încărcați fișiere audio de pe computerul local sau de pe o unitate cloud conectată.
- Înregistrați fișiere audio și păstrați-le în prezentare.
- Încărcați și încorporați fișiere video de pe propriul computer.
- Importați videoclipuri de pe Internet, de exemplu de pe YouTube, cu un cod de încorporare.
După ce un fișier audio sau video a fost introdus în prezentare, utilizatorii au o gamă largă de opțiuni pentru editarea fișierului media. Diverse filtre de culoare pentru videoclipuri sau adaptări pentru simbolul audio și formatul audio sunt utile pentru încorporarea fișierelor media individual în prezentare.
Bacsis:
Pe lângă fișierele media, puteți echipa diapozitivele cu o funcție de e-mail inteligentă și care economisește timp. În acest fel, puteți obține feedback de la persoanele care vizualizează prezentarea extern pe computer.
Incorporează simboluri și formule - realizate rapid în PowerPoint
În plus față de grafica și imaginile specifice care susțin sau consolidează verbalizarea, icoanele și personajele speciale pot contribui, de asemenea, la o prezentare mai profesională. În plus, simbolurile sau emoji-urile depășesc barierele lingvistice și culturale și sunt universale și de înțeles.
Opțiunea de a încorpora simboluri și caractere speciale în prezentare poate fi găsită și în fila „Insert”. La sfârșitul barei de meniu sub intrarea „Symbols”, caractere și simboluri speciale, precum și formule pot fi integrate în prezentare .
Caracterele speciale specifice
De exemplu, dacă sunteți în căutarea unui caracter special specific pentru o prezentare către parteneri de afaceri internaționali, îl veți găsi de obicei în această zonă de meniu.
Același lucru este valabil și pentru formulele științifice.
Clarificați faptele din PowerPoint folosind tabele - așa funcționează
Microsoft Office oferă valoarea adăugată că multe funcții sunt identice în aplicațiile individuale. În plus față de alte instrumente, acest lucru se aplică și funcției de masă a software-ului de prezentare. Acest lucru este foarte similar cu funcția din programul de procesare a textului Word.
Printre altele, puteți utiliza un buton pentru a determina câte rânduri și coloane trebuie inserate în tabel. Pe lângă proiectarea tabelelor în PowerPoint, utilizatorii Excel pot selecta opțiunea „Inserare foaie de calcul Excel” și pot încorpora un tabel creat în Excel în PowerPoint. Acest lucru funcționează într-un mod ușor de utilizat cu hyperlinkuri și etichete salt.
Structurați, revizuiți, trimiteți prezentări și protejați conținutul
O structură inteligibilă și profesională este crucială pentru succesul oricărei prezentări. Din punctul de vedere al prezentatorului, este important să subliniem mesajele cheie și valoarea adăugată pentru publicul din pregătire. În plus, vizualizările garantează că argumentele sunt întărite.Pe lângă un „fir comun” și o structură logică, este oportun să prezentați titlul într-un mod semnificativ pe o diapozitivă. Un titlu ar trebui să conțină în general mesajul de bază al diapozitivului următor. Cuvintele care vor păstra atenția ascultătorului sunt, de asemenea, importante.
Structura prezentărilor - aceasta este esențială
O prezentare PowerPoint ar trebui să înceapă întotdeauna cu un slide de titlu. Diapozitivul cu titlu oferă publicului o impresie despre subiect și structura prelegerii. Următorul diapozitiv ar trebui să fie afișat ca un diapozitiv de prezentare generală. Un diapozitiv de prezentare generală constă, de obicei, dintr-o listă structurată a subiectelor prelegerii. Similar cu cuprinsul unei cărți, diapozitivul general este destinat să creeze tensiune în public.
Partea principală a prezentării ar trebui să fie structurată prin mesaje cheie și împărțită în secțiuni. Mulți vorbitori au avut experiențe bune cu abordarea unui punct tematic principal și prezentarea acestuia pe două diapozitive cu argumente. Pe un al treilea diapozitiv, un rezumat al mesajului de bază poate fi legat de valoarea adăugată a publicului. Diapozitivele corespunzătoare pot fi găsite în fila „Start” de sub meniul „Diapozitiv nou”.
Bacsis:
Utilizați tastele [Ctrl] și [M] pentru a adăuga rapid și ușor un nou slide la prezentare.
Ca legătură și rezumat, este recomandabil să furnizați unul sau mai multe diapozitive finale pentru prezentare. În plus față de rezumarea conținutului și a faptelor, scopul principal este să se adreseze emoțional audienței pentru a atinge obiectivele prezentării. În acest fel, impulsurile de cumpărare pot fi setate sau publicul poate fi convins.
Trimiteți și protejați o prezentare
Dacă doriți să trimiteți prezentarea dvs. ulterior, aveți diverse opțiuni. Cel mai simplu mod este să trimiți fișierul de prezentare direct din PowerPoint. Acest lucru funcționează selectând butoanele „Partajare” sau „Export” din fila „Fișier”.
Printre altele, aveți opțiunea de a converti prezentarea într-un fișier PDF sau XPS. Poate fi pus la dispoziția altora printr-un link printr-o unitate cloud, de exemplu Microsoft OneDrive.
Dacă doriți să vă asigurați că nu pot fi aduse modificări conținutului prezentării, ar trebui să furnizați fișierului protecție la scriere sau protecție prin parolă.
În „Fișier> Informații> Protejați prezentarea”, veți găsi diferitele opțiuni pentru protecția la scriere și criptarea parolei.
Dacă diferite persoane lucrează la o prezentare, este logic să încorporezi comentarii și comentarii folosind fila „Recenzie”. În acest fel, o prezentare a echipei poate fi coordonată și îmbunătățită online înainte de a fi prezentată clienților în etapa finală.
După ce toate comentariile au fost procesate, prezentarea poate fi marcată ca „finală”. Acest lucru indică faptul că aceasta este versiunea finală care nu va mai fi modificată.
Compatibilitate PowerPoint - utilizați bine versiunile mai vechi și formatele de fișiere
Nu este întotdeauna necesar sau posibil să utilizați cea mai recentă versiune de Microsoft PowerPoint. Multe dintre versiunile PowerPoint lansate de-a lungul anilor pot rula în continuare pe Windows 10. Chiar dacă edițiile mai vechi nu au cele mai recente funcții și caracteristici, ele pot fi folosite pentru a crea prezentări profesionale.
În plus, prezentările proiectate în formatul PowerPoint * .ppt pot fi citite și cu versiunea curentă. În schimb, prezentările create cu PowerPoint 365 și extensia de fișier * .pptx pot fi salvate cu extensia de fișier * .ppt. În acest fel, compatibilitatea înainte și înapoi în PowerPoint este garantată în orice moment.
Programul de prezentare are modul de compatibilitate ca instrument suplimentar. Poate fi selectat în fila „Fișier” sub meniul „Informații”. Cu un singur clic este posibil să convertiți o prezentare creată în formatul de fișier mai vechi * .ppt în formatul de fișier curent * .pptx.
În plus, prezentarea PowerPoint poate fi salvată în alte formate, de exemplu ca o prezentare care rulează automat în format wmv.
Prezentare - ce ar trebui să caute vorbitorii pentru a convinge
Microsoft PowerPoint oferă utilizatorilor săi o gamă largă de opțiuni și funcții pentru a crea prezentări în mod eficient, rapid și cu un nivel ridicat de competență. Pentru a proiecta prezentări care să impresioneze publicul și să sporească atenția publicului, aveți nevoie de un plan de prezentare pe lângă cunoștințele programului. Acesta ar trebui să conțină un obiectiv clar.
În cazul multor prezentări PowerPoint într-un mediu profesional, de exemplu, scopul prezentării este de a informa publicul despre proprietățile unui produs și apoi să-i încurajeze să cumpere. Alte prezentări servesc exclusiv pentru a transmite informații. Fără un obiectiv de prezentare clar și inteligibil și o structură profesională, prelegerea se pierde în trivialități și listarea faptelor.
Chiar și cu un obiectiv de prezentare stabilit și o structură structurată a diapozitivelor, o prezentare poate avea un efect negativ asupra publicului. Acesta este cazul când vorbitorul și abilitățile sale retorice sunt slabe. În acest caz, un aspect profesional nu poate salva prezentarea, deoarece performanța prezentatorului este la fel de importantă ca și conținutul prezentării.
O prelegere sau o prezentare de succes cu suport PowerPoint include întotdeauna:
- Timp suficient de pregătire, de asemenea
- Un design al foliilor individuale care se construiește unul pe altul.
Vizualizările care stau la baza celor spuse sau textul din diapozitive sunt eficiente. În acest fel, prezentarea devine o experiență pentru public. Pentru prezentator, structura logică a diapozitivelor are ca rezultat și valoare adăugată. El poate prezenta mai liber și mai încrezător. În loc să se concentreze pe conținutul diapozitivelor, el interacționează cu publicul. În acest fel, își poate adapta prezentarea individual în funcție de nevoile publicului.
Ce ar trebui să se întrebe vorbitorii atunci când proiectează prezentarea
Înainte de fiecare prezentare, vorbitorii ar trebui să fie empatici cu nevoile publicului lor. Întrebări precum:
- Ce nevoi au ascultătorii mei?
- De ce este interesat publicul?
- Cum pot realiza obiectivul prezentării și care sunt faptele esențiale?
sunt puncte esențiale de ancorare care concentrează prezentarea pe public. Dacă prezentatorul marchează cu un stil de prezentare plin de viață și un contact vizual bun și dacă își folosește cu atenție gesturile și expresiile faciale, precum și vocea, va câștiga publicul și va atinge obiectivele prezentării.
Rezumat: Oricine cunoaște bine PowerPoint poate crea prezentări profesionale
Cu Microsoft PowerPoint, utilizatorii obțin cele mai recente programe software pentru a crea prezentări informative și interesante. Utilizarea graficii, videoclipurilor, animațiilor și a altor dispozitive stilistice crește atenția publicului. Oricine cunoaște cele mai importante sfaturi și trucuri, precum și punctele esențiale pentru vizualizare, poate utiliza toate funcțiile integrate în mod eficient. În cele din urmă, amestecul potrivit între diapozitive create profesional și abilitățile retorice ale vorbitorului decide dacă obiectivele unei prezentări vor fi atinse.