În loc să scrieți aceleași e-mailuri de mai multe ori, de exemplu, ca răspuns la întrebările clienților, puteți salva e-mailurile deja formulate ca șabloane și le puteți apela din nou în orice moment.
Fie că lucrați în departamentul de asistență, în serviciul de asistență pentru clienți, în departamentul de resurse umane, în contabilitate sau în calitate de freelancer: cu siguranță va trebui să trimiteți e-mailuri cu același conținut sau similar și poate cu aceleași atașamente de mai multe ori . Acestea pot fi răspunsuri la întrebările clienților, respingerea cererilor, rapoarte regulate (fiecare cu atașamente noi) sau invitații la întâlniri.
Pentru astfel de cazuri, Outlook oferă opțiunea de a salva e-mailurile terminate (sau pe jumătate finalizate) ca șabloane și de a le prelua în orice moment. Dacă este necesar, puteți scrie adăugiri la e-mailuri, atașa fișiere sau altele asemenea. Funcția șablon a Outlook este, de asemenea, potrivită dacă stocați informații mai extinse în intrări de întâlniri sau sarcini sau în solicitări de întâlnire, care adesea urmează același model. Șabloanele pentru note pot fi, de asemenea, create și recuperate.
Definiți șabloane pentru e-mailuri
Definiți un șablon pentru e-mailuri după cum urmează:
- Scrieți și formatați e-mailul. Dacă este util, atașați fișierele necesare. Cu multe șabloane de e-mail, poate fi, de asemenea, practic să introduceți destinatarii de e-mail imediat.
- De îndată ce ați terminat e-mailul, apelați comanda FILE >> SAVE as.
- În câmpul FILE TYPE, selectați OUTLOOK TEMPLATE (* .oft).
- Introduceți un nume de fișier semnificativ și faceți clic pe SALVARE.
- Acum puteți trimite mesajul deschis sau îl puteți închide.
Procedura pentru definirea șabloanelor este aceeași în diferite module Outlook. Prin urmare, le descriem doar în acest articol folosind șabloane de e-mail.
Dacă utilizați Word ca editor de e-mail, nu puteți salva e-mailurile formatate ca șabloane în Outlook până la versiunea 2003 inclusiv. Dacă apelați comanda FILE >> SAVE ca în fereastra de mesaje Outlook, așa cum este descris mai sus, puteți alege dintr-o mare varietate de formate de fișiere, dar nu în formatul OFT (șablonul Outlook).
Desigur, puteți salva textul mesajului formatat într-un fișier Word și îl puteți prelua ulterior. Word nu înregistrează setări precum subiectul, destinatarul sau fișierele atașate, deci ar trebui să introduceți aceste informații manual.
Un mic truc vă ajută, totuși, să salvați e-mailurile ca șabloane, chiar dacă utilizați Word ca editor de e-mail: dezactivați temporar Word ca editor de e-mail. Pentru aceasta, apelați comanda EXTRAS >> OPȚIUNI >> FORMAT E-MAIL în Outlook și dezactivați opțiunea corespunzătoare din FORMAT MESAJ.
Dacă ați compus și formatat deja e-mailul, tot nu îl veți putea salva ca șablon Outlook - dezactivarea Word va intra în vigoare numai pentru e-mailurile noi.
Totuși, lucrarea pe care ați făcut-o deja nu a fost în zadar:
- Mai întâi salvați e-mailul ca schiță apăsând CTRL + S sau folosind comanda FILE >> SAVE.
- Dacă nu ați făcut deja acest lucru, dezactivați Word ca editor de poștă, așa cum s-a indicat mai sus.
- Acum deschideți e-mailul salvat în folderul „Schițe” și apoi apelați comanda FILE >> SAVE as - „Șablonul Outlook (* .oft)” este acum disponibil ca format de salvare.
- După ce ați definit toate șabloanele, reactivați Word ca editor de e-mail.
Acces rapid la șabloane
Dacă utilizați șabloanele Outlook pentru a vă face comunicarea prin e-mail mai eficientă, probabil că v-ați enervat deja cu privire la modul greoi în care sunt apelate șabloanele în Outlook.
Puteți accesa șabloanele mult mai convenabil dacă configurați un folder separat în căsuța de e-mail. Apoi, pur și simplu deschideți șabloanele făcând dublu clic pe intrarea dorită în folderul șablon.
De asemenea, puteți crea foldere pentru șabloanele respective în celelalte module Outlook. Puteți obține folderul șablon astfel:
- Utilizați Fișier >> Nou >> Folder sau CTRL + SHIFT + E pentru a crea un folder nou în căsuța de e-mail sau în folderul personal. Pentru ca folderul să fie în partea de sus a listei de foldere, introduceți un caracter de subliniere ca primul caracter, de exemplu „TEMPLATES”.
- Deschideți folderul nou creat în Outlook.
- În Windows Explorer, deschideți folderul în care sunt salvate șabloanele Outlook. De obicei, acesta este dosarul „C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates”.
- Acum aranjați ferestrele Explorer și Outlook astfel încât ambele să poată fi văzute una lângă alta pe ecran.
- Selectați șabloanele de e-mail în Explorer și trageți-le cu butonul stâng al mouse-ului apăsat în noul grup TABELUL MEU.
În Outlook 2007 trebuie să răspundeți la întrebarea de securitate din imagine cu OPEN când deschideți un șablon. Pentru ca această interogare să nu apară de fiecare dată când este apelat un șablon din dosar, dezactivați opțiunea CONFIRMĂȚI ÎNTOTDEAUNA ÎNAINTE DE A DESCHIDE ACEST TIP DE FIȘIER. Cu toate acestea, aveți grijă să primiți șabloane prin e-mail și să deschideți șabloane numai din surse pe care le cunoașteți bine.
