Nu aveți neapărat nevoie de software de sincronizare dacă doriți să vă actualizați e-mailurile pe două sau mai multe PC-uri. Trebuie doar să aveți grijă cu setările contului și să configurați una sau două reguli cu ajutorul expertului pentru reguli.
După cum știți, puteți utiliza mai multe computere pentru a vă accesa căsuța poștală de pe serverul de poștă, de exemplu la GMX sau Web.de, și pentru a vă verifica e-mailurile. Este chiar posibil să utilizați diferite programe de e-mail pe computere - în plus față de Outlook în birou, de exemplu, Windows Mail pe computerul privat sau chiar programul de e-mail pe un Mac. Important este ce e-mail mail - Protocol pe care îl utilizați pentru a vă verifica adresa de e-mail: POP3 sau IMAP.
Cu conturile de e-mail gratuite cu GMX, Web.de, Google etc. sunteți setat la protocolul POP3, cu furnizorii de servicii de e-mail cu plată aveți de multe ori posibilitatea de a alege între POP3 și IMAP. POP3 datează de pe vremea când spațiul de stocare de pe servere era limitat și, prin urmare, valoros. Acesta este motivul pentru care programele de poștă electronică precum Outlook sunt presetate în așa fel încât să șteargă e-mailurile de pe server imediat ce le-ați preluat prin POP3 și le-ați salvat pe computer.
În acest fel, puteți prelua fiecare e-mail o singură dată. Cu toate acestea, acest lucru poate fi evitat dacă modificați setările pentru conturile dvs. de e-mail și instruiți Outlook pe fiecare dintre computerele dvs. să nu șteargă e-mailurile de pe serverul de e-mail după ce acestea au fost recuperate.
Puteți citi cum să faceți acest lucru în secțiunea următoare. Protocolul IMAP are avantajul că e-mailurile rămân pe serverul de e-mail în orice caz - indiferent de cât de des le accesați și indiferent de setările contului din Outlook. Numai atunci când ștergeți în mod explicit e-mailurile de pe serverul de poștă electronică cu Outlook, nu mai există acolo.
Preveniți ștergerea e-mailurilor din POP3
Dacă (trebuie) să utilizați POP3 ca protocol de transmisie, dar doriți să verificați e-mailurile cu două sau mai multe PC-uri, procedați după cum urmează:
- Apelați comanda EXTRAS >> EMAIL ACCOUNTS sau EXTRAS >> ACCOUNT SETTINGS în Outlook pe computer (de exemplu în birou).
- În Outlook 2003 sau o versiune anterioară, specificați că doriți să VEDEAȚI SAU EDITAȚI CONTURI DE E-MAILĂ EXISTENTE și să faceți clic pe NEXT. În Outlook 2007, treceți la pasul 3.
- Selectați contul de e-mail și faceți clic pe SCHIMBARE.
- Faceți clic pe MAI MULTE SETĂRI.
- În fila ADVANCED, activați opțiunea LASĂ TOATE MESAJE PE SERVER.
- Pentru ca cutia poștală de pe serverul de poștă să nu depășească, activați opțiunea ÎNLĂTURARE DE LA SERVER DUPĂ … ZILE și introduceți o perioadă de timp adecvată.
- Închideți caseta de dialog și faceți clic pe NEXT pentru a reveni la caseta de dialog de la pasul 3.
- Dacă ați configurat alte conturi de e-mail în Outlook și doriți să le interogați cu un alt computer, repetați pașii de la 3 la 7 pentru aceste conturi.
- După ce ați terminat, faceți clic pe FINALIZARE.
- Repetați pașii de la 1 la 9 pe al doilea computer (de exemplu acasă).
Dacă utilizați Windows Mail sau Outlook Express în loc de Outlook pe computerul dvs. acasă, modificați setările contului din programul dvs. privat de e-mail după cum urmează:
Apelați comanda EXTRAS >> CONTURI. Selectați contul dvs. și faceți clic pe PROPRIETĂȚI. În fila ADVANCED, activați opțiunea LASĂ TOATE MESAJE PE SERVER. Introduceți numărul de zile după care copiile ar trebui șterse de pe server.
Copii ale e-mailurilor trimise
În modul descris, vă asigurați că primiți e-mailurile primite pe ambele PC-uri. Dacă doriți și copii ale tuturor e-mailurilor de pe ambele PC-uri pe care le-ați trimis pe unul dintre cele două PC-uri, atunci trimiteți o copie a acestui e-mail la propria adresă. Puteți automatiza acest lucru cu o regulă:
- Deschideți modulul de e-mail.
- Apelați comanda EXTRAS >> REGULI ȘI NOTIFICĂRI (Outlook din 2003) sau EXTRAS >> RULE ASSISTANT (versiuni anterioare Outlook).
- În fila REGULI E-MAIL, faceți clic pe REGULĂ NOUĂ (sau NOUĂ în Outlook înainte de versiunea 2003) și selectați CREAȚI REGULĂ FĂRĂ UN TEMPLAT.
- Selectați VERIFICĂ MESAJE DUPĂ TRIMITERE și faceți clic pe NEXT.
- Activați opțiunea NUMAI PE ACEST COMPUTER din fereastra superioară și faceți clic pe NEXT.
- Acum porniți în fereastra superioară COPIAȚI ACESTA LA O PERSOANĂ / LISTA DE DISTRIBUȚIE (Cc).
- În fereastra inferioară faceți clic pe albastru subliniat O PERSOANĂ / LISTA DE DISTRIBUȚIE. Selectați adresa de e-mail.
- De asemenea, porniți NU APLICAȚI ALTE REGULI. Faceți clic pe Finalizare.
- Închideți dialogul cu OK. Outlook continuă să creeze automat copii ale tuturor mesajelor trimise în folderul „Elemente trimise”. Dacă doriți să împiedicați acest lucru să se întâmple în viitor, apelați comanda EXTRAS >> OPȚIUNI >> OPȚIUNI E-MAIL și dezactivați opțiunea SALVAȚI COPII DE MESAJ ÎN FOLDERUL „OBIECTE TRIMITE”.
