Prezentările sunt rareori create și redate pe același computer. Mai degrabă, prezentarea ar trebui trimisă mai ales colegilor, superiorilor sau clienților. Apoi este adesea demonstrat cu ajutorul unui alt computer sau notebook.
Verificați documentul înainte de al redirecționa
Înainte de a trimite o copie electronică a prezentării dvs. PowerPoint, ar trebui să examinați prezentarea pentru date sau informații personale care pot fi stocate în prezentarea în sine sau în proprietățile documentului. Deoarece aceste informații pot dezvălui detalii care nu ar trebui cunoscute public, este recomandabil să eliminați aceste informații ascunse.
PowerPoint vă oferă un instrument care face o parte din munca pentru dvs.:
- Faceți clic pe fila începe pe informație.
- Faceți clic pe butonul din zona de mijloc Verificați dacă există probleme - verificați documentul.
- Veți vedea acum o listă a elementelor care pot fi verificate.
Ajustați setările de examinare a documentelor
- În mod implicit, caseta de dialog Revizuirea documentelor toate casetele, cu excepția uneia, au fost bifate.
- De asemenea, puneți bifa în față Conținut de diapozitiv extern. Dacă există un câmp de text în afara diapozitivului, acesta va fi eliminat.
- Printre altele, PowerPoint verifică dacă prezentarea conține în continuare comentarii și, dacă se dorește, șterge și informațiile personale care au fost salvate în document, cum ar fi numele de utilizator al persoanei care a creat prezentarea.
- Orice notă uitată din zona de note a prezentării poate fi, de asemenea, eliminată.
- După ce ați selectat toate opțiunile relevante pentru dvs., faceți clic pe Verifica.
- Acum vi se vor afișa toate elementele găsite și puteți decide pentru fiecare opțiune dacă doriți să utilizați butonul Inlătură tot vreau să ștergeți.
- Când ați terminat, faceți clic pe Încheia.
Capcană de precauție: legături cu Excel
Examenul din PowerPoint 2010 poate face multe, dar nu poate garanta că toate informațiile interne vor fi eliminate.
Verificați întotdeauna manual dacă există o diagramă în prezentare care, atunci când este deschisă, dezvăluie mai multe informații decât dorit. Acesta este cazul, de exemplu, dacă diagrama a fost creată în Excel și apoi fie ca o legătură Obiect diagramă Microsoft Excel sau cu opțiunea de lipire Utilizați designul țintă și încorporați registrul de lucru respectiv. Păstrați formatarea originală și încorporați registrul de lucru introdus în PowerPoint.
Dacă marcați o astfel de diagramă și faceți clic pe editați datele Faceți clic, se deschide întregul fișier Excel și oferă o perspectivă asupra altor foi de date Excel pe care poate nu doriți să le eliberați.
În cazul fișierelor conectate, acest risc există în mod normal numai atunci când vizualizatorul deschide prezentarea pe computerul pe care a fost creat. Abia atunci linkul către Excel este de fapt activ. De îndată ce este deschis pe un computer străin, apare un mesaj care arată că fișierul legat nu este disponibil.
Aveți grijă însă, când împachetați o prezentare pe un CD, legăturile sunt salvate cu acesta. Puteți citi mai multe despre acest subiect în numărul următor.
Acesta este modul în care descoperiți linkuri către Excel și ștergeți datele inutile
Nu întotdeauna creați toate diapozitivele într-o prezentare. Cu toate acestea, dacă sunteți responsabil pentru finalizarea prezentării, există o modalitate ușoară de a vedea dacă colegii dvs. au inclus o diagramă legată.
Așa se face:
- Faceți clic pe fila începe pe informație.
- Veți găsi opțiunea în partea dreaptă jos Editați linkurile către fișiere.
- Acum veți vedea toate linkurile din fișier și puteți, de asemenea, să eliminați linkurile individuale, dacă doriți.
În cazul registrelor de lucru încorporate, ștergeți foile de date inutile.
