Gestionarea listelor de adrese de pe computer este practic. Uneori, totuși, este de asemenea avantajos să aveți la îndemână o agendă tipărită. Diferitele abordări nu trebuie să se excludă reciproc.
Folosiți doar Word pentru a vă pune adresele pe hârtie - indiferent dacă le-ați salvat în Outlook, Excel sau altă sursă de date.
Tot ce trebuie să faceți este să utilizați funcția de îmbinare a corespondenței și să compilați un „director” sau un „catalog”. Deoarece comenzile de îmbinare a corespondenței fiecărei versiuni de Word sunt foarte diferite, iată doar procedurile de bază:
- Creați un document Word nou și porniți funcția de îmbinare a corespondenței:
În Word 2010, 2007 prin STARTING MAILINGS-SERIES PRINTING-START SERIES PRINTING,
în Word 2003, 2002 / XP prin EXTRAS-LITERE ȘI E-MAILINGS-CREARE LITERE SERIALE sau ASISTENT DE PRINTARE SERIALĂ
sau în Word 2000 cu EXTRAS SERIES PRINT. - Acum este important să declarați documentul curent ca „director” sau „catalog”:
În Word 2010, 2007 selectați opțiunea DIRECTORIU din meniul butonului START CONTINUOUS PRINT,
în Word 2003, 2002 / XP activați opțiunea DIRECTOR în zona de activități SERIES PRINT
iar în Word 2000 selectați CREARE CATALOG în managerul de îmbinare a corespondenței. - Apoi continuați ca la un document normal de îmbinare a e-mailului, conectând o sursă de date (fișier Excel, agendă Outlook etc.) și apoi inserând câmpurile de îmbinare a e-mailului care vor compune intrările pentru agenda dvs. de adrese tipărită.
Particularitatea unui director / catalog este că Word nu pornește o pagină nouă pentru fiecare înregistrare din sursa de date. În schimb, toate înregistrările de date sunt afișate direct unul sub celălalt - doar lucrul pentru agenda dvs. de adrese tipărită. Rețineți însă acest lucru atunci când aranjați câmpurile de îmbinare a corespondenței în documentul Word.
De asemenea, ar trebui să adăugați un paragraf gol sub ultimul câmp de îmbinare a corespondenței, astfel încât să existe spațiu între fiecare înregistrare.
De asemenea, este util să sortați înregistrările după nume de familie:
În Word 2010, 2007 selectați MAILINGS-PRINTING CONTINUOUS-EDIT LIST RECEIVER și faceți clic pe SORT în caseta de dialog care apare. Apoi puteți selecta câmpul de nume ca prim criteriu de sortare.
În Word 2003, 2002 / XP, mergeți la „Pasul 5 din 6” din Panoul de activități de îmbinare a corespondenței, unde faceți clic pe EDITARE LISTA RECEPTORI. Apoi faceți clic pe antetul coloanei din câmpul de nume după care doriți să sortați.
În Word 2000, deschideți SERIES PRINT MANAGER pentru sortare făcând clic pe butonul CERERE OPȚIUNI. În următoarea casetă de dialog, comutați la fila SORT RECORDS pentru a specifica câmpul de nume corespunzător ca cheie de sortare. (pbk)
