Creați profesional semnături Outlook

Cu doar câteva clicuri către semnătura Outlook

O semnătură în Outlook poate fi denumită o bucată de text adăugată manual sau implicită la un mesaj de e-mail. Este obișnuit să includeți semnături în mesajele de e-mail de la serviciu. O semnătură de e-mail de afaceri numește autorul unui mesaj și oferă cele mai importante informații de contact. Poate fi numită carte de vizită electronică.

Semnăturile sunt obligatorii prin lege în e-mailurile comerciale. Pe lângă expeditor și detaliile generale de contact, trebuie furnizate și informațiile obligatorii privind numele companiei și forma juridică, echivalente cu antetul.

Legea nu cere o semnătură într-un mediu privat. Din motive de înțeles, este logic să includeți o semnătură și în e-mailurile private:

• Fără îndoială, vă identifică ca expeditor al mesajului
• Semnătura face ca e-mailul dvs. să pară profesional
• Prin semnarea și specificarea datelor de contact, mesajul nu este de obicei filtrat de filtrul de spam

În rezumat, are sens și pare autentic să adăugați o semnătură la fiecare mesaj de e-mail. Microsoft Outlook oferă multe opțiuni pentru crearea, adaptarea și individualizarea diferitelor semnături.

Creați o semnătură în Outlook: Cum să creați o semnătură cu doar câteva clicuri de mouse

Creați o semnătură în Outlook în conformitate cu următorul model:

1. Deschideți un nou mesaj de e-mail și accesați fila Semnătură din meniul Inserare.

   

2. Se deschide o fereastră în care puteți edita semnăturile existente sau puteți crea o nouă semnătură cu formatare individuală. Următoarele sunt potrivite în mod special ca conținut al unei semnături private:

   • Numele dumneavoastră.
   • Adresa ta.
   • Informații de contact precum telefon, fax și e-mail.
   • Opțional: adresa site-ului dvs. privat.

   În plus, ca opțiune, puteți încorpora imagini sau fișiere GIF.webp animate ca logo în semnătura dvs. pentru a proiecta semnătura în html individual și unic.

   

3. Câmpul de text în care vă proiectați semnătura oferă o gamă largă de opțiuni de personalizare. Printre altele, puteți face pas cu pas:

   • Selectați fontul, culoarea fontului și dimensiunea fontului.
   • Determinați alinierea textului: justificat la stânga, justificat la dreapta sau centrat.
   • Incorporează fotografii și linkuri.
   • Introduceți o carte de vizită în format vcf în câmpul Carte de vizită.
   • Selectați contul de e-mail cu care trebuie livrată semnătura.
   • Decideți dacă semnătura trebuie folosită și pentru răspunsurile prin e-mail și pentru redirecționare.

După ce ați făcut toate intrările, finalizați crearea semnăturii cu OK. Semnătura este acum livrată ca semnătură standard pentru contul de e-mail utilizat. Există, de asemenea, opțiunea de a proiecta mai multe semnături pentru un singur cont de e-mail sau pentru mai multe conturi. În timp ce o semnătură este livrată ca o semnătură standard, puteți insera manual semnăturile alternative dacă este necesar.

Cum se schimbă o semnătură

Dacă doriți să schimbați o semnătură, există două alternative ușor de utilizat în Outlook:

1. Introduceți termenul de căutare „Semnături” în bara de căutare din zona superioară a Outlook și deschideți semnătura făcând clic pe „Acțiuni / Semnătură”.

   

2. În același mod ca și crearea unei noi semnături, deschideți un mesaj nou și apoi navigați la fila Semnătură din bara de meniu.

   Modificările aduse unei semnături trebuie salvate făcând clic pe butonul mouse-ului cu „OK”. Semnătura modificată este apoi atașată automat la e-mail-urile dvs., în funcție de setările specifice.

Unde puteți găsi șabloane adecvate pentru semnături

Există linkuri și sugestii utile pentru crearea de semnături pe Internet. Microsoft, în calitate de producător de Microsoft Outlook, vă oferă, de asemenea, șabloane pentru semnături care arată profesional și sunt potrivite pentru scopuri comerciale sau private. Navigați la șabloanele de semnături de la Microsoft făcând clic pe linkul din partea de jos a dialogului de creare a semnăturii: "Obțineți șabloane de semnături"Clic. Opțional, veți găsi și alte sugestii și șabloane pentru semnături pe Internet.

Aceasta vă duce la o pagină de asistență Microsoft, care descrie într-un mod ușor de utilizat cum să creați o semnătură utilizând un șablon în Microsoft Word și cum să o salvați în Outlook.

Sfaturi importante pentru proiectarea semnăturii dvs.

O semnătură în mediul privat poate fi proiectată individual. Ceea ce este permis este ceea ce face plăcere și face o impresie bună destinatarului mesajului de e-mail.

E-mailurile și semnăturile comerciale trebuie întotdeauna formatate conform standardului DIN 5008. Întrucât e-mailurile și semnăturile sunt destinate să faciliteze corespondența, legiuitorul le-a pus pe picior de egalitate cu scrisorile și faxurile comerciale la 01/01/2007. Din acest motiv, reglementările legislativului trebuie respectate la proiectarea semnăturilor. Semnătura companiei ar trebui să aibă în general trei părți:

1. Numele și, eventual, un salut general.
2. Date de contact ale companiei.
3. Informații legale.

În cazul unei semnături utilizate în scopuri comerciale, trebuie să vă asigurați că numerele de telefon și fax sunt încorporate în conformitate cu regulile DIN. În plus, este esențial ca expeditorii să își scrie numele și prenumele complete și să evite abrevierile.

Spațiere între linii, dimensiunea fontului și subiect

Pentru fiecare semnătură, este logic să folosiți fontul utilizat în corpul textului. În multe cazuri, companiile folosesc un font de companie pentru anteturi și toate tipurile de corespondență. Fonturile standard precum Calibri, Arial sau Times New Roman sunt potrivite pentru persoane fizice. Aceste fonturi asigură că semnătura apare în litere lizibile pentru destinatar.

Dacă folosiți standard un font cursiv sau fonturi jucăușe, acest lucru poate duce la iritații. Litera cuprinsă între 10 și 12 puncte trebuie selectată ca dimensiune a fontului. Distanța dintre linii ar trebui să corespundă valorilor standard și, la fel ca e-mailul în sine, este de obicei o singură linie. Subiectul nu trebuie uitat niciodată în mesajul de e-mail.

Cum se adaugă sigle și imagini la semnătură

Puteți adăuga un logo sau imagini individuale, de exemplu o fotografie de afaceri, la semnătura dvs. utilizând simbolul grafic. Înainte de inserare, asigurați-vă că imaginea nu este prea mare și că se potrivește bine cu imaginea generală a semnăturii dvs. În versiunile mai vechi de Outlook, procedura pentru inserarea siglelor și imaginilor diferă - mai ales în Outlook 2000 și Outlook 2003, posibilitățile diferă de cele ale versiunilor curente de Outlook.

De asemenea, este posibil să vă utilizați semnătura ca mijloc de informare și publicitate. Un link către site-ul dvs., o ofertă specială sau informații suplimentare despre dvs. sau compania dvs. pot fi utile pentru a-i face pe destinatari să fie curioși.

Găsiți semnături în folderul Windows

Notă: Dacă doriți să salvați o semnătură personală, aveți nevoie de calea de stocare pentru aceasta. Semnăturile sunt stocate central în Windows într-un folder ascuns pe care îl puteți accesa cu următoarea comandă Windows:

Apăsați simultan tastele [Windows] și [R] - se deschide caseta de dialog „Run”.

Introduceți următoarea comandă în caseta de dialog:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Accesați dosarul semnăturilor dvs. și le puteți copia și salva.

Concluzie privind utilizarea profesională a semnăturilor în Outlook

O semnătură în Outlook este un mijloc profesionist și încercat de a vă prezenta ca expeditor al unui mesaj. Numele și prenumele, datele de contact individuale și, într-un mediu de afaceri, includerea informațiilor legale sunt esențiale și utile.

Puteți crea o nouă semnătură în Outlook cu doar câteva clicuri de mouse sau cu ajutorul Microsoft Word și a șabloanelor externe. Poate fi util să includeți fotografii sau un logo în semnătură. De asemenea, este esențial să respectați regulile DIN 5008 pentru semnăturile comerciale. O semnătură trebuie să informeze întotdeauna destinatarul, să permită o imagine de ansamblu rapidă a expeditorului și să se potrivească cu imaginea generală a e-mailului.