Creați cu ușurință litere de formular cu aceste instrucțiuni
Trebuie parcurși câțiva pași înainte ca un document text să îndeplinească cerințele date sau dorințele dumneavoastră individuale. Asta poate dura timp. Dar lucrarea merită dacă fișierul final pare atrăgător în cele din urmă și este, de asemenea, convingător în ceea ce privește conținutul. Mai ales dacă doriți să trimiteți documentul către destinatari diferiți sau aveți nevoie de el în diferite ocazii, beneficiați de funcția „formare litere” Microsoft Word. Dar cum pot fi create aceste îmbinări de e-mail?
Creați litere de formular în Word: asistent practic în programul Office
Să presupunem că ați proiectat un text în totalitate conform ideilor dvs. - setările de format și limbă, precum și grafica, anteturile, subsolurile și hyperlinkurile corespund specificațiilor respective. Ați inclus și citate importante și ați pregătit deja cuprinsul și lista surselor și le-ați adăugat la text. Fișierul este gata și trebuie trimis către o listă lungă de persoane.
Dacă ar fi să reajustați textul cu fiecare destinatar, setări importante, cum ar fi numerele paginii sau data, s-ar putea schimba sau schimba automat. Din fericire, Microsoft Word are, de asemenea, caracteristici practice pentru crearea literelor de formular în acest moment.
O astfel de caracteristică trebuie înțeleasă ca o funcție care este integrată în programul Office și este disponibilă utilizatorului pentru a edita un text. În plus față de caracteristica de literă a formularului, puteți utiliza și macro-uri, de exemplu. Cu o anumită combinație de taste puteți executa mai rapid comenzi utilizate în mod regulat. Funcția „Găsiți și înlocuiți” este, de asemenea, o caracteristică populară: puteți utiliza această caracteristică pentru a corecta erorile obișnuite într-un singur pas.
Pas cu pas pentru a îmbina corespondența: instrucțiuni și sfaturi
Microsoft Word vă face mai ușor să lucrați cu documente text în mai multe moduri. Aceasta include și funcția scrisorii de serie. Pentru a putea utiliza această aplicație, faceți clic mai întâi pe fila „Programe” din panglica meniului programului Office. Puteți alege între diferite opțiuni: În plus față de scrisori, pot fi produse și alte tipuri de documente, de exemplu mesaje e-mail sau etichete. Chiar și o agendă de adrese poate fi utilizată ca document de îmbinare a corespondenței. Cum să procedați dacă doriți să creați o scrisoare de formular:
Deschideți fila „Mailings” din documentul de îmbinare a corespondenței.
Accesați „Începeți îmbinarea corespondenței” și selectați, de exemplu, „Scrisoare”.
După ce Word a făcut presetări automate, faceți clic pe câmpul „Selectați destinatar”.
Creați o listă nouă sau utilizați o listă existentă sau contacte Outlook - Word generează automat anteturi individualizate etc. pentru fiecare destinatar.
Verificați totul în previzualizare și imprimați literele în mod colectiv.
Acesta este un mod foarte economisitor de timp pentru a crea și imprima litere de formular. Salvând contactele, vă puteți aștepta la o interfață de utilizator individualizată cu următoarea literă. Răspândiți mesaje colegilor, clienților, prietenilor și familiei în cel mai scurt timp.
bacsis: Accesați expertul de îmbinare a corespondenței. Acest lucru vă ghidează prin crearea documentului de îmbinare a corespondenței în șase pași. Acest lucru ocolește în mod automat potențialele probleme la trimiterea e-mailurilor seriale. De asemenea, puteți evita mesajele de eroare legate de sistem definind anumite setări.
Detalii dintr-o privire: Acesta este modul în care țineți evidența lucrurilor
Pentru a remedia erorile, este important să examinați documentul în detaliu. Deoarece pregătiți un fișier care urmează să fie trimis ca o scrisoare către mulți destinatari diferiți, nu numai conținutul, salutarea și linia de salut ar trebui să fie corecte. Când creați automat elementele de text, expertul folosește sursa dvs. de date, care conține datele destinatarului. Prin urmare, numele și adresele trebuie introduse corect, astfel încât niciun bloc de adrese să nu fie incorect la final.
Pentru a evita sfârșitul documentului care conține erori, este de asemenea util să luați în considerare formatul sursei de date. De exemplu, dacă este un fișier Excel, ar trebui să formatați numerele în câmpurile de îmbinare a corespondenței. Aici este necesară atenția dumneavoastră. Aceasta înseamnă că nu există probleme cu informațiile valutare în litere de formular. Suportul pas cu pas al asistentului vă ajută în timp ce configurați pagina respectivă.
Proces simplu: salvați ideile individuale și invocați-le în orice moment
În fiecare companie și conform dorințelor personale, salutarea, datele destinatarului, linia de salut, dar și blocul de adrese pot fi poziționate în diferite locuri din document. Dacă utilizați întotdeauna aceeași structură, puteți, de exemplu, să ancorați ferm poziția liniei de salut în litera formularului.
În plus, puteți numera literele de serie care au fost create consecutiv și astfel puteți oferi mai multă claritate. Cerințele și dorințele individuale pot fi salvate într-un șablon. Opțiunea este una dintre numeroasele funcții din Word care pot fi utilizate pentru a simplifica și accelera procesele de scriere.
Pe lângă opțiunea de a selecta câmpurile de îmbinare a e-mailurilor din sursele dvs. de date personale și de a le integra în textul dvs. în doar câțiva pași, puteți utiliza Microsoft Word pentru a insera traduceri sau pentru a salva un fișier ca PDF.
Ajustări și corecții - este atât de ușor
Înainte de a salva un document Word ca PDF, verificați de două ori dacă doriți să efectuați modificări. Acest lucru vă va ajuta să găsiți câmpurile de îmbinare a e-mailurilor mai precis, evidențiindu-le. Diferitele funcții de câmp ale programului Office pot fi utilizate pentru a insera elemente din diferite surse de date: tabele din Excel, câmpurile de text din alte date și grafică pot fi ușor integrate în îmbinarea dvs. de e-mail.
Într-o previzualizare, puteți vedea cum se vor încadra noile module în documentul de pornire. Dacă este necesar, adresele sau numele corespunzătoare pot fi apoi revizuite.
Bine de stiut: Deși puteți crea un document scrisoare de formular dintr-un document normal, acest proces poate fi implementat și înapoi. În sens invers, documentul de îmbinare a corespondenței poate fi, de asemenea, convertit într-un document normal.
Scrisori în serie: cea mai rapidă cale pentru multe articole de poștă
Scrisorile de formular oferă posibilitatea de a genera rapid și eficient articole de poștă electronică pentru diferiți destinatari. Datorită setărilor specifice programului, beneficiați de un aspect uniform - indiferent dacă scrieți scrisori, faceți etichete sau faceți o altă îmbinare a corespondenței.
FAQ
De ce ai nevoie de o scrisoare de formular?
Dacă documentele urmează să fie trimise către destinatari diferiți și sunt utilizate elemente de text similare, utilizarea funcției de literă în serie merită. Aici puteți insera blocuri individuale direct în text și accesați o sursă de date care conține adrese și nume ale destinatarilor. Acest lucru vă economisește timp la crearea mesajelor individualizate.
Cum pot verifica dacă scrisoarea formularului completat se potrivește?
Cu funcția de previzualizare, conținutul și formatul unei litere în serie pot fi afișate clar și verificate în versiunea lor finală.
