Cum să vă structurați corect documentele Word
Word oferă utilizatorilor multe opțiuni diferite pentru proiectarea documentelor text în funcție de cerințe diferite sau idei individuale. Nu numai setările fontului, ci și aspectul și formatarea documentelor pot fi ajustate. Mai ales dacă utilizați Word frecvent și utilizați o anumită structură de text în mod regulat, puteți beneficia foarte mult de funcția „șablonului de format”. Dar cum creezi un șablon în Word? Și cum le editați?
Șablon în Word: ce este de fapt?
Munca dvs. nu este limitată la un anumit format? Trebuie să comutați între diferite tipuri de text? Puteți salva diferite șabloane de utilizator în Word și le puteți accesa oricând. Acest lucru vă permite să creați documente cu puțin efort și să le completați rapid cu conținutul adecvat.
În anumite circumstanțe, câteva șabloane se vor acumula în sistemul dvs. de înregistrare. Pentru a păstra o imagine de ansamblu, puteți sorta aceste exemple de documente în zona de activitate respectivă. În acest fel, îl veți găsi și mai rapid atunci când căutați un anumit stil. Dar cum pot fi integrate șabloanele de formatare în documentul dvs.?
Pe scurt: structurați și editați textele în mod clar
Veți găsi o selecție de șabloane de format în panglica meniului sub fila „Start”. În mod implicit, Word definește niveluri diferite pentru titluri în diferite fonturi și dimensiuni, ajutând astfel la standardizarea documentelor text. În plus, titlurile se deosebesc atât de bine de conținutul textului sau al imaginii.
Utilizarea șabloanelor permite, de asemenea, o navigare mai rapidă în cadrul unui document. De regulă, veți găsi așa-numita „zonă de navigare” în partea stângă a paginii în Word. Dacă acest lucru nu este vizibil pentru dvs., procedați după cum urmează:
-
Selectați filele „Vizualizare”.
-
În zona „Afișare” puteți verifica câmpurile „Rigla”, „Linii de rețea” și „Zona de navigare”.
-
De îndată ce bifați „Zona de navigare”, bara de navigare apare în stânga.
-
Faceți clic aici pe „Titluri”, astfel încât structura titlului să apară în bara de navigare.
Word arată aici toate titlurile și sub-titlurile definite. Făcând clic pe câmpul text vizat din zona de navigare, puteți comuta cu ușurință între straturile pe care le-ați creat.
Trebuie să urmați instrucțiuni specifice pentru formatarea textului și a anteturilor? Ați primit instrucțiuni specifice cu privire la aspectul final al documentului? Sugestiile Word nu îndeplinesc întotdeauna cerințele companiilor, școlilor sau ale gustului personal. Dacă utilizați apoi șablonul personalizat, puteți fi sigur că acesta va apărea uniform și va îndeplini specificațiile dvs.
Practic și individual: inspector de format Word
Din acest motiv, șabloanele pot fi personalizate. În timp ce Microsoft Word specifică adesea o anumită dimensiune a fontului, font, spațierea specifică a liniilor și alegerea între justificată, dreaptă sau stânga justificată, există încă un domeniu de aplicare aici: Puteți modifica setările după cum doriți.
Pentru a edita un șablon de format sau pentru a crea un nou model, deschideți fila „Start” din panglica meniului. Aici veți găsi câmpul „Format șabloane”. Faceți clic pe săgeata din colțul din dreapta jos. În funcție de versiunea Word, aveți diferite opțiuni în acest moment. Următoarele funcții vă sunt disponibile:
- Șablon stil nou
- Inspector format
- Verifică stilurile
- Opțiuni
Puteți vedea simboluri aici doar în loc de termenii enumerați. De exemplu, un „A +” înseamnă „Șablon format nou”. Faceți clic pe simbol pentru a deschide fereastra corespunzătoare.
Sub „șablon format nou” puteți defini șabloane noi pentru formatarea textului în funcție de propriile idei sau în consultare cu angajatorul dumneavoastră. „Inspectorul de format”, pe de altă parte, este un asistent care verifică dacă se respectă șabloanele de format definite anterior - similar cu „Verificarea șablonului de format”. Sub „Opțiuni”, de exemplu, puteți utiliza documentul curent ca bază pentru crearea unui șablon nou.
Bine organizat: Acesta este modul în care țineți evidența lucrurilor din Word
Dacă ați decis să creați șabloane de utilizator individuale în Microsoft Word, exemplul de document poate fi salvat într-o locație de stocare adecvată. Pentru a putea deschide fișierele rapid la momentul potrivit, folderul respectiv ar trebui să fie ușor de găsit.
Deoarece cantități mari de date se pot acumula rapid pe un computer, organizația dvs. este deosebit de importantă aici. Word sugerează locații de stocare diferite, în funcție de tipul de fișier. În același timp, programul Office vă oferă opțiunea de a afișa toate șabloanele de format disponibile.
Cu toate acestea, nu puteți accesa doar șabloanele de utilizator, ci puteți utiliza și module individuale de text gata făcute prin selectarea listelor. Pe lângă grafică, documentele pot fi asamblate într-un folder și plasate într-o locație de stocare separată și etichetată corespunzător sub numele dvs. de utilizator.
Folosiți potențialul: utilizați corect funcțiile Word
Datorită modulelor de text variabile, textul dvs. nu poate fi creat doar în câțiva pași, puteți utiliza alte câteva funcții pentru a face individualizări suplimentare. În funcție de cerințele pe care trebuie să le îndeplinească documentul în cele din urmă, puteți insera câteva elemente care fac ca textul să pară mai atrăgător.
Graficele, câmpurile de text separate, citatele și hyperlink-urile care se deosebesc de restul textului atrag adesea în special cititorii și le trezesc interesul. Un cuprins, o listă de surse, numele autorilor și data și numerele de pagină fac de obicei parte din elementele de bază formale pe care le conțin majoritatea documentelor.
Dacă mai multe persoane lucrează cu un fișier, vă poate ajuta să includeți calea de la care este accesată locația fișierului documentului în antetul sau subsolul textului. Numele dvs. de utilizator poate fi vizibil în meniu, astfel încât toți cei care lucrează la text să poată vedea cine a creat sau a editat documentul.
Șabloane și alte funcții: faceți documentele atrăgătoare
Diferitele funcții ale Word vă permit, de asemenea, să revizuiți șabloanele existente. Dacă doriți să efectuați corecții, puteți utiliza, de exemplu, funcția „Găsiți și înlocuiți”. Dacă observați o eroare în șablonul dvs. după ce l-ați salvat deja într-un folder, puteți totuși să vă integrați modificările și să actualizați documentul. Intrarea poate fi apoi deschisă în versiunea curentă.
Când configurați o pagină, puteți utiliza butonul pentru a utiliza diverse funcții de câmp. În plus față de macrocomenzi, puteți, de exemplu, să inserați texte auto în textul dvs. cu doar câteva clicuri, pe care le-ați formulat în avans și pe care doriți să le utilizați frecvent. Deși puteți apela rapid și activa comenzi care sunt utilizate în mod regulat cu macrocomenzi, puteți utiliza această funcție pentru a încorpora câmpuri de text sau elemente grafice în documentul dvs.
Bine de știut: cum să lucrați eficient cu Microsoft Word
În viața profesională de zi cu zi, nu numai șabloanele și funcțiile, cum ar fi macrocomenzile sau modulele de text, sunt elemente utile ale Word. Puteți salva orice fișier ca PDF. Documentele pot fi apoi trimise rapid și nu mai pot fi schimbate cu ușurință de către alte persoane.
Programul Office vă permite, de asemenea, să efectuați traduceri și să creați litere de formular. În acest fel puteți ajunge la mulți destinatari nu numai rapid, ci și eficient. Una peste alta, Microsoft Word vă oferă un mod practic de a face față unei mari varietăți de cerințe de creare a textului. Puteți obține o imagine de ansamblu structurată a funcțiilor în panglica de meniu a programului Office.
Întrebări și răspunsuri
Cum creez un șablon de format sau un șablon de utilizator în Word?
Selectați fila „Start” din panglica meniului. Apoi căutați câmpul „Format șabloane” din bara de sus. Aici veți găsi o mică săgeată neagră: Dacă faceți clic pe aceasta, se va deschide un alt câmp. În zona inferioară veți găsi opțiunile disponibile pentru editarea șabloanelor. „Șablon format nou” sau un simbol plus indică opțiunea de a crea un șablon nou.
Ce setări pot face pentru șabloanele mele?
Mai întâi, dați șablonului dvs. de format un nume de utilizator. În acest fel, puteți găsi din nou modelul mai târziu în meniu sau în locația de stocare a fișierului dorită. Apoi puteți specifica ce tip de document este. Creați un șablon de tabel? Sau o listă de probe? În celelalte setări, pot fi specificate și fontul și dimensiunea, precum și spațierea și marcajele.
